Abonament czy rozliczenie godzinowe: model obsługi IT
Porównujemy trzy modele obsługi IT: rozliczenie godzinowe, pełną obsługę i częściowe wsparcie. Podpowiadamy, kiedy który z nich opłaca się Twojej firmie.
Rozliczenie godzinowe opłaca się, gdy IT potrzebujesz rzadko i nieregularnie, np. kilka razy w kwartale. Abonament jest lepszy, gdy komputery, serwery i poczta są codziennym narzędziem pracy, a przestój kosztuje Cię więcej niż stała opłata. W abonamencie masz zarezerwowaną pulę godzin i zapisany w umowie czas reakcji. Trzeci wariant, częściowe wsparcie, wybierasz wtedy, gdy masz własnego informatyka, ale chcesz oddać nam wybrane obszary, np. serwery i kopie zapasowe.
W Conetso Group oferujemy wszystkie trzy modele. Poniżej opisuję, jak każdy z nich działa w praktyce i jak policzyć, który pasuje do Twojej firmy. O samych kwotach piszemy osobno w tekście ile kosztuje obsługa informatyczna firmy.
Rozliczenie godzinowe bez abonamentu
W modelu godzinowym płacisz tylko za faktycznie wykonaną pracę. Przed pierwszym zleceniem podpisujemy umowę ramową, która:
- nie wiąże się z żadną opłatą miesięczną (jeśli w danym miesiącu nic nie zlecasz, nic nie płacisz),
- określa zasady ochrony danych, do których mamy dostęp podczas pracy,
- załatwia formalności z góry, więc kolejne zlecenia możemy realizować bez nowych umów.
Na koszt w modelu godzinowym wpływa rzeczywisty czas pracy oraz pora jej wykonania. Prace poza godzinami pracy oraz w weekendy i święta mają wyższą stawkę. Pomoc na miejscu wiąże się z dojazdem, który rozliczamy ryczałtem. W ramach standardowej obsługi przyjeżdżamy na miejsce w promieniu 50 km od Lublina, a dalsze wyjazdy w Polsce i Europie ustalamy indywidualnie.
Słabą stroną tego modelu jest brak gwarancji. Zgłoszenia klientów abonamentowych mają określony w umowie czas reakcji, więc zlecenie godzinowe realizujemy w najbliższym wolnym terminie. Przy jednej awarii w roku to nie problem. Przy awarii serwera w dniu zamknięcia miesiąca już tak.
Abonament pełnej obsługi IT
W abonamencie co miesiąc masz do dyspozycji określoną liczbę godzin. Możesz je wykorzystać na dowolne prace IT: obsługę zgłoszeń pracowników, administrację serwerami i siecią, Microsoft 365, kopie zapasowe, doradztwo przy zakupach. W abonamencie:
- masz zapisany w umowie czas reakcji (w standardowej umowie 2 godziny w godzinach pracy), więc wiesz, kiedy ktoś zajmie się zgłoszeniem,
- płacisz stałą stawkę, więc koszt jest przewidywalny i nie zmienia się nagle,
- możesz zmienić zakres: gdy firma rośnie albo się zmniejsza, dostosowujemy abonament do nowego zapotrzebowania,
- dostajesz raporty z prac, widzisz, na co poszły godziny, i możesz ocenić, czy pula jest dobrze dobrana.
Wielkość puli ustalamy na podstawie realnego zapotrzebowania. Sama liczba komputerów o niej nie decyduje. Zapotrzebowanie sprawdzamy przed podpisaniem umowy. Abonament zaczyna się u nas od 1 400 zł netto miesięcznie.
Ważna różnica wobec modelu godzinowego: w abonamencie część pracy jest planowa. Aktualizacje, sprawdzanie kopii zapasowych oraz przegląd kont i licencji robimy regularnie. Nie czekamy, aż coś przestanie działać.
Kiedy wybrać częściowe wsparcie?
Częściowe wsparcie to abonament na wybrane obszary infrastruktury. Sprawdza się, gdy:
- masz w firmie informatyka, który zajmuje się użytkownikami i sprzętem, ale nie ma czasu albo doświadczenia w administracji serwerami, siecią czy bezpieczeństwem,
- chcesz mieć zastępstwo na czas urlopu lub choroby własnego pracownika IT,
- konkretny system wymaga stałej opieki, np. serwer z kopią zapasową albo firewall.
Ty decydujesz, które obszary nam powierzasz. Typowe zestawy to serwery i kopie zapasowe, sieć i firewall albo administracja Microsoft 365.
Porównanie trzech modeli obsługi IT
| Rozliczenie godzinowe | Częściowe wsparcie | Pełna obsługa | |
|---|---|---|---|
| Opłata stała | brak | tak, za wybrane obszary | tak, za całe IT |
| Czas reakcji w umowie | nie | tak, dla wybranych obszarów | tak |
| Prace planowe (aktualizacje, kontrola kopii) | tylko na zlecenie | w wybranych obszarach | tak |
| Przewidywalność kosztu | niska | wysoka | wysoka |
| Dla kogo | firmy z rzadkimi, nieregularnymi potrzebami | firmy z własnym informatykiem | firmy bez działu IT, dla których IT jest codziennym narzędziem |
Opis wszystkich trzech modeli i zakres prac znajdziesz na stronie obsługi informatycznej dla firm.
Jak policzyć, który model się opłaca?
Najprostszy sposób to spojrzeć wstecz. Zbierz faktury i notatki z ostatnich 12 miesięcy i odpowiedz sobie na kilka pytań.
- Ile godzin pracy IT faktycznie zleciłeś? Jeśli co miesiąc wychodzi podobna liczba, abonament będzie tańszy i przewidywalny. Jeśli zlecenia są sporadyczne, model godzinowy wystarczy.
- Ile trwały przestoje? Policz, ile godzin pracownicy nie mogli pracować przez awarie, i pomnóż przez koszt ich czasu. Tego kosztu nie widać na fakturze firmy IT.
- Ile prac odkładałeś? Nieaktualne systemy, niesprawdzone kopie, konta byłych pracowników: w modelu godzinowym często nikt ich nie zleca, dopóki nie stanie się coś złego.
- Czy potrzebujesz wsparcia poza godzinami pracy? Jeśli tak, zastanów się nad umową z dyżurem. Pojedyncze interwencje w nocy i weekendy są w modelu godzinowym najdroższe.
Jeśli nie masz takich danych, krótki audyt infrastruktury pokaże, ile pracy wymaga Twoje IT i który model ma sens.
Czy można zmienić model w trakcie współpracy?
Tak. Możesz zacząć od rozliczenia godzinowego, żeby sprawdzić, jak pracujemy. Gdy zgłoszeń przybywa, przechodzisz na abonament. Działa to też w drugą stronę: gdy zatrudnisz własnego informatyka, pełną obsługę można zmienić na częściowe wsparcie wybranych obszarów. Zmiany zakresu abonamentu omawiamy na bieżąco, na podstawie raportów z wykonanych prac.
Jeśli rozważasz w ogóle oddanie IT firmie zewnętrznej, zobacz też nasz tekst o tym, czym jest częściowy i pełny outsourcing IT.
Jeśli nie wiesz, który wariant wybrać, skontaktuj się z nami. Po krótkiej rozmowie o Twojej infrastrukturze podpowiemy, który model będzie w Twoim przypadku najtańszy.
