Ta polityka wyjaśnia, jakie dane zbieramy na stronach Conetso, po co, jak długo je przechowujemy, komu je powierzamy i jakie masz prawa. Dotyczy stron conetso.com, healthcare.conetso.com i software.conetso.com.

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych jest CONETSO GROUP Sp. z o.o., ul. Bohdana Dobrzańskiego 1, 20-262 Lublin, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000939638, NIP 9462712691, REGON 520708989. W tej polityce piszemy o niej „my”.

Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych. W sprawach ochrony danych osobowych możesz się z nim skontaktować pod adresem iod@conetso.com albo listownie na adres siedziby.

2. Skąd mamy Twoje dane

Z formularzy, które wypełniasz: formularza kontaktowego i formularza zapisu na newsletter.
Automatycznie, gdy odwiedzasz strony: z logów serwera i, jeśli się zgodzisz, z Google Analytics.

Strony nie mają kont użytkowników, czatu, osadzonych map, filmów ani wtyczek serwisów społecznościowych. Fonty ładujemy z naszego serwera. Przed Twoją zgodą strony nie łączą się z serwerami Google ani innych dostawców analityki.

3. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

3.1. Formularz kontaktowy

Jakie dane: imię i nazwisko, adres e-mail, wiadomość, a jeśli je podasz, także nazwa firmy i telefon. Zapisujemy też, z której strony wysłano formularz.

Po co: żeby odpowiedzieć na wiadomość, przygotować ofertę i prowadzić z Tobą rozmowy handlowe.

Podstawa prawna:

działania przed zawarciem umowy, podejmowane na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), gdy pytasz o naszą usługę dla siebie;
nasz prawnie uzasadniony interes, czyli odpowiedź na wiadomość i kontakt handlowy z firmą, którą reprezentujesz (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jak działa wysyłka: formularz trafia do naszej funkcji w Amazon Web Services, która przekazuje go dalej i niczego nie zapisuje. Wiadomość dostajemy:

e-mailem na skrzynkę działu sprzedaży (wysyłka przez Twilio SendGrid);
jako zapytanie w systemie CRM HubSpot (kontakt, firma, szansa sprzedaży, notatka z treścią wiadomości);
jako powiadomienie na kanale zespołu sprzedaży w Microsoft Teams.

Jak długo: przez czas rozmów. Jeśli zawrzemy umowę, dane przechowujemy przez czas jej trwania i tak długo, jak wymagają tego przepisy, np. podatkowe. Jeśli umowy nie zawrzemy, usuwamy dane po 3 latach od ostatniego kontaktu. Tyle trwa okres przedawnienia roszczeń związanych z działalnością gospodarczą.

Wysłanie formularza nie oznacza zgody na marketing. Bez Twojej zgody nie wysyłamy Ci e-mailem informacji handlowych i nie dzwonimy z ofertą (art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej).

3.2. Ochrona formularzy przed botami (Cloudflare Turnstile)

Jakie dane: adres IP oraz informacje o przeglądarce, urządzeniu i sposobie korzystania z formularza, które przetwarza Cloudflare.

Po co: żeby odróżnić człowieka od automatu i chronić formularze przed spamem i nadużyciami.

Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes, czyli ochrona formularzy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jak działa: Turnstile ładuje się dopiero wtedy, gdy zaczynasz wypełniać formularz. Zwykle nie wymaga żadnego działania, czasem prosi o zaznaczenie pola. Nie służy do reklamy ani do śledzenia Cię na innych stronach. Przeglądarka łączy się z Cloudflare bezpośrednio, ale nasz serwer nie przekazuje mu dodatkowo Twojego adresu IP. Cloudflare przetwarza dane według swoich zasad dla Turnstile. Turnstile może zapisać w przeglądarce informacje potrzebne do weryfikacji. Jest to niezbędne do wysłania formularza, o które prosisz, dlatego nie wymaga zgody (art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej).

Jakie dane: adres e-mail oraz informacja, na newsletter której marki zapisano adres, kiedy potwierdzono zapis i kiedy nastąpił wypis.

Po co: żeby wysyłać newsletter wybranej marki (Conetso Group, Conetso Healthcare albo Conetso Software) z informacjami o nowych wpisach na blogu, usługach i wydarzeniach, w tym z informacjami handlowymi. Wysyłamy go najwyżej dwa razy w miesiącu. Każda marka ma osobną listę.

Podstawa prawna: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz zgoda na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną (art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej).

Jak działa zapis: po wypełnieniu formularza wysyłamy wiadomość z linkiem. Newsletter i wiadomości o zapisie wysyłamy przez Twilio SendGrid albo Amazon SES. Zapis zaczyna obowiązywać dopiero po kliknięciu linku. Bez potwierdzenia nie wysyłamy newslettera. Z jednego adresu e-mail można wysłać najwyżej jedną prośbę o zapis na dobę. Chroni to przed zasypywaniem cudzych skrzynek wiadomościami.

Jak się wypisać: w każdej chwili, klikając „Wypisz się” w stopce każdego newslettera albo pisząc na iod@conetso.com. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Jak długo:

niepotwierdzony adres usuwamy po 60 dniach;
potwierdzony adres przechowujemy do wycofania zgody, a po wycofaniu usuwamy go z listy po 30 dniach;
kopie zapasowe bazy newslettera przechowujemy około 36 dni, więc usunięty adres znika z nich najpóźniej po tym czasie;
przez 3 lata od wycofania zgody (a przy niepotwierdzonym zapisie od daty zapisu) przechowujemy tylko informację o udzieleniu, potwierdzeniu i wycofaniu zgody (daty i marka), powiązaną z jednokierunkowym skrótem adresu e-mail, a nie z samym adresem. Robimy to na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), żeby móc wykazać, że wysyłka była zgodna z prawem;
logi serwera newslettera, także logi systemu wysyłki, przechowujemy 90 dni. Zapisujemy w nich skrócony adres IP (bez ostatniej części), który nie wskazuje konkretnego urządzenia. Logi systemu wysyłki mogą zawierać adres e-mail, gdy dostarczenie wiadomości się nie uda;
logi dostępu do serwera newslettera (newsletter.conetso.com, w tym stron potwierdzenia zapisu i wypisu) przechowujemy 30 dni. Zawierają pełny adres IP, informacje o przeglądarce, pełny adres żądania, czas i kod odpowiedzi. W adresach stron potwierdzenia i wypisu jest losowy identyfikator subskrybenta. Logi są zaszyfrowane, przechowujemy je w Amazon Web Services w UE (Frankfurt), a dostęp mają tylko administratorzy. Służą bezpieczeństwu i diagnozie błędów, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
adresy, na które doręczenie trwale się nie udało, których właściciel zgłosił skargę na wiadomość albo poprosił o blokadę, przechowujemy na liście wstrzymań przez 3 lata. Lista zawiera adres e-mail, status blokady i datę, bez innych danych i bez zapisu na newsletter. Dzięki niej nie wysyłamy ponownie wiadomości na adresy, które nie istnieją albo nie chcą poczty od nas. Podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
Twilio SendGrid przechowuje historię doręczeń wiadomości do 30 dni. SendGrid i Amazon SES prowadzą też własne listy adresów, na które doręczenie się nie udało albo które zgłosiły skargę, żeby nie wysyłać na nie ponownie.

Bez śledzenia: nie śledzimy otwarć wiadomości ani kliknięć w linki poszczególnych osób.

3.4. Logi serwera

Jakie dane: adres IP, informacje o przeglądarce i systemie (user-agent), adres odwiedzanej strony, adres strony poprzedniej (referer), czas wejścia i kod odpowiedzi serwera.

Po co: żeby chronić strony przed atakami i nadużyciami, diagnozować błędy i analizować ruch robotów wyszukiwarek.

Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes, czyli bezpieczeństwo i działanie stron (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jak długo: 30 dni. Logi przechowujemy w Amazon Web Services w Unii Europejskiej (Frankfurt). Zapora sieciowa (AWS WAF), która ogranicza liczbę żądań z jednego adresu IP, zachowuje próbki żądań z adresem IP przez około 3 godziny.

Gdy wybierzesz opcję w banerze cookies, zapisujemy plik cookie conetso_consent z Twoim wyborem („tylko niezbędne” albo „analityczne”). Obowiązuje na wszystkich trzech stronach (domena conetso.com) przez 180 dni. Ten plik jest niezbędny, żeby strona pamiętała Twoją decyzję, dlatego nie wymaga zgody (art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej). Podstawą przetwarzania jest nasz prawnie uzasadniony interes, czyli uszanowanie i wykazanie Twojego wyboru (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3.6. Statystyki odwiedzin (Google Analytics)

Kiedy: tylko jeśli klikniesz „Akceptuję analityczne” w banerze cookies. Bez tej zgody Google Analytics się nie ładuje. Statystyk używamy na conetso.com i healthcare.conetso.com. Strona software.conetso.com ich nie używa.

Jakie dane: losowy identyfikator przeglądarki zapisany w plikach cookie, odwiedzane strony, czas wizyty, przybliżona lokalizacja (kraj, region), rodzaj urządzenia i przeglądarki, adres strony poprzedniej oraz zdarzenia na stronie: kliknięcie w numer telefonu lub adres e-mail, przejście do innej strony Conetso, wysłanie formularza i zapis na newsletter. Google Analytics 4 nie zapisuje pełnego adresu IP.

Po co: żeby wiedzieć, które treści są przydatne, i ulepszać strony. Wyniki oglądamy wyłącznie jako zbiorcze statystyki.

Podstawa prawna: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej).

Bez reklam: nie wykorzystujemy danych do reklam ani remarketingu. Funkcje reklamowe Google są wyłączone.

Pliki cookie i okres:

Plik cookie	Do czego służy	Jak długo
`_ga`	rozróżnia przeglądarki w statystykach	2 lata
`_ga_<identyfikator>`	przechowuje stan sesji w statystykach	2 lata

Dane w Google Analytics przechowujemy przez 14 miesięcy.

Jak wycofać zgodę: kliknij „Ustawienia cookies” na dole każdej strony i wybierz „Tylko niezbędne”. Możesz też usunąć pliki cookie w ustawieniach przeglądarki.

4. Komu powierzamy dane

Dane przetwarzają w naszym imieniu dostawcy usług, z którymi mamy umowy powierzenia przetwarzania danych:

Dostawca	Co robi	Gdzie są dane
Amazon Web Services EMEA SARL	serwery stron, formularzy i newslettera, wysyłka newslettera (Amazon SES), logi, kopie zapasowe	UE (Frankfurt); strony dostarcza sieć CloudFront z węzłów w Europie i Ameryce Północnej
Twilio Inc. (SendGrid)	wysyłka e-maili z formularza i newslettera	USA
HubSpot Ireland Ltd.	system CRM do obsługi zapytań	UE (Niemcy)
Microsoft Ireland Operations Ltd.	poczta e-mail i Microsoft Teams	UE
Cloudflare, Inc.	ochrona formularzy przed botami (Turnstile)	USA i globalna sieć Cloudflare
Google Ireland Ltd.	statystyki odwiedzin, tylko po Twojej zgodzie	UE i USA

Dane mogą też otrzymać organy publiczne, jeśli wymaga tego prawo.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Część dostawców ma siedzibę w USA albo korzysta z podmiotów w USA: Twilio (SendGrid), Cloudflare, Google, a w niektórych przypadkach także Amazon, HubSpot i Microsoft. Przekazanie danych do USA opiera się na decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony danych w ramach EU-US Data Privacy Framework. Gdy dostawca nie jest w nim certyfikowany, stosujemy standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Informację o zabezpieczeniach możesz otrzymać, pisząc na iod@conetso.com.

6. Twoje prawa

Masz prawo:

uzyskać dostęp do swoich danych i ich kopię;
sprostować dane, które są nieprawidłowe;
żądać usunięcia danych;
żądać ograniczenia przetwarzania;
przenieść dane, które przetwarzamy na podstawie zgody albo umowy;
wnieść sprzeciw wobec przetwarzania na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją, a wobec marketingu bezpośredniego w każdej chwili;
wycofać zgodę w każdej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Żeby skorzystać z praw, napisz na iod@conetso.com. Odpowiemy w ciągu miesiąca.

Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

7. Czy musisz podać dane

Podanie danych jest dobrowolne. W formularzu kontaktowym bez imienia i nazwiska, adresu e-mail i treści wiadomości nie możemy odpowiedzieć. Nazwa firmy i telefon są opcjonalne. Do zapisu na newsletter potrzebny jest adres e-mail i zgoda.

8. Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy Cię w rozumieniu art. 22 RODO.

9. Bezpieczeństwo

Połączenie ze stronami jest szyfrowane (HTTPS). Nasze serwery i kopie zapasowe są w Unii Europejskiej (Frankfurt), a dane na nich są zaszyfrowane. Dostęp mają tylko upoważnione osoby. W logach zapisujemy tylko to, co potrzebne do bezpieczeństwa i diagnozy błędów, bez treści wiadomości z formularzy.

10. Linki do innych serwisów

Na stronach są linki do serwisów, za które odpowiadają inni administratorzy, np. LinkedIn, Facebook, system rezerwacji spotkań Microsoft Bookings, portal zgłoszeń serwisowych i narzędzie zdalnej pomocy TeamViewer. Po przejściu do nich obowiązują ich zasady prywatności.

11. Zmiany polityki

Gdy zmienimy sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy tę politykę i datę poniżej.

Ostatnia aktualizacja: 8 listopada 2026 r.

Polityka prywatności